„Kalte Daten“ sind Daten, auf die Benutzer oder Anwendungen nur selten zugreifen. Daher benötigen kalte Daten nicht den schnellen Zugriff, den häufig genutzte Daten typischerweise erfordern. Sie werden daher meist auf kostengünstigen Festplatten oder in preiswerten Cloud-Speichern abgelegt (anstatt auf schnellen Flash-/SSD-Speichern oder teuren Cloud- Diensten). Beispiele für kalte Daten sind archivierte Inhalte, abgeschlossene Projektdateien oder veraltete Dokumente, die möglicherweise zur Einhaltung gesetzlicher oder behördlicher Vorschriften benötigt werden.
Es gibt viele Zahlen darüber, was genau der Schwellenwert für Cold Data ist (z. B. wie lange muss die Datei unberührt bleiben, bevor sie als Cold Data betrachtet werden sollte). Dies kann zwischen 3 und 6 Monaten dauern. Aber im Allgemeinen gilt: Wenn auf die Daten in absehbarer Zeit nicht zugegriffen werden kann und es sich nicht um eine kritische Datei handelt, kann man sie vorerst sicher als Cold Storage bezeichnen.
Es gibt Software, die erkennt, ob Daten auf Ihrem System oder Server häufig oder selten genutzt werden (sogenannte „heiße“ oder „ kalte“) . Auch bestimmte Speicherplattformen können dies feststellen und die Dateien automatisch auf das entsprechende Laufwerk verschieben. Solche Anwendungen tragen maßgeblich zu einem reibungslosen und effizienten Betrieb bei, was insbesondere für Unternehmen mit komplexen und ressourcenintensiven Arbeitsabläufen wichtig ist.
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